Контроль исполнения договоров после подписания
Реестр договоров и система управления договорами (CLM), где главное начинается там, где другие останавливаются — на контроле сроков, оплат, актов и счетов по каждому договору.
Управление договорами: одна работа, а не набор функций
Система управления договорами нужна не потому, что документы негде хранить. Хранить есть где: папка на сервере, почта, учётная система. Трудность начинается там, где договор перестаёт быть файлом и становится набором обязанностей — кто-то сдаёт этап к пятнадцатому числу, кто-то принимает работу, кто-то платит по счёту в срок, а кто-то должен обо всём этом помнить.
Дальше решает не набор функций, а связность. Реестр без контроля сроков — просто список. Уведомления без плана этапов — шум, который через месяц отключают. Отчёт руководителю, собранный вручную из четырёх таблиц, устаревает быстрее, чем его дочитывают. Каждый инструмент по отдельности работает хуже, чем тот же инструмент внутри одного процесса.
Pactrum собирает эту работу в одну линию: договор загружается, разбирается, встаёт в реестр, живёт со сроками и платежами и попадает в общую картину у руководителя. Ниже — из чего складывается автоматизация договорной работы и какая возможность за какой участок отвечает.
Шесть модулей на реальных скриншотах
Выберите модуль слева — справа откроется реальный интерфейс Pactrum. От реестра до контроля исполнения, без обещаний «на словах».
Путь договора и кто за какой участок отвечает
Договор проходит один и тот же маршрут: согласование → подписание → исполнение → закрытие или пролонгация. Ниже — участки этого маршрута и возможности, которые их закрывают.
Шаг 1. Документ попадает в работу
Подписанный PDF нужно превратить в данные: стороны, предмет, суммы, сроки, порядок оплаты, обязательства и рисковые формулировки. Вручную на это уходит, по нашей оценке, 30–60 минут на документ — и человеческий фактор в каждом поле. AI разбирает договор примерно за пять минут, а результат показывается для проверки — любое поле правится руками.
Разбор договора из PDFШаг 2. Договор занимает место в реестре
Разобранный договор встаёт в единый электронный реестр: номер, дата, контрагент, сумма, срок, статус, ответственный. Это замена журналу регистрации в Excel — с поиском по любому полю и без вопроса «а где последняя версия таблицы».
Реестр договоровШаг 3. Начинается исполнение
Из текста договора собирается план этапов: что сдаётся, к какой дате, кто отвечает. Каждый этап получает статус — выполнен, в работе, скоро срок, просрочен — и статусы пересчитываются сами, без ручного обновления таблицы.
Контроль исполненияШаг 4. За этапами стоят обязанности и риски
Кроме сроков сдачи в договоре есть десятки обязанностей: уведомить, согласовать, застраховать, предоставить документы. Они разбросаны по тексту и обычно не читаются повторно. Система собирает их в список и отдельно подсвечивает условия, которые стоит перечитать до подписания следующего такого договора.
Обязательства и рискиШаг 5. Договор превращается в деньги
Платёж почти никогда не висит сам по себе: он привязан к этапу и закрывающим документам. График оплат показывает эту связь по всему портфелю — что уже оплачено, что предстоит в этом месяце и где цепочка встала.
График платежейШаг 6. Кто-то должен вовремя вспомнить
Дата важна не сама по себе, а тем, что о ней нужно вспомнить заранее. Ответственный получает напоминание до наступления срока — в интерфейсе и на почту, — а не письмо от контрагента после. По понедельникам дополнительно уходит сводка: сроки текущей недели и всё, что уже просрочено. Просроченные пункты остаются на виду, пока их не закроют.
Уведомления о срокахШаг 7. Руководитель смотрит сверху
Общая картина по портфелю: что просрочено, что подходит к сроку, где висят платежи, какие договоры скоро заканчиваются и требуют решения о пролонгации. Ответ на вопрос «что сейчас горит» перестаёт быть двухдневным опросом руководителей.
Дашборд руководителя
Если сейчас весь этот маршрут держат Excel-таблица или учётная система, разницу в подходах мы разобрали по пунктам:
Разобрать модуль по шагам
У пяти модулей есть отдельные страницы: реальные экраны продукта, сценарии по ролям, честные ответы на возражения и частые вопросы.
Как устроена работа в системе
Пять шагов от загруженного PDF до общей картины у руководителя. Человек в этой цепочке проверяет и достраивает, а не набирает данные заново.
- 01
Загрузка документов
PDF перетаскивается в систему — по одному файлу или пакетом за вечер. Карточка договора создаётся сразу, заполнять поля руками не нужно.
- 02
Автоматический разбор
Около пяти минут на документ. Из текста извлекаются стороны, предмет, суммы, этапы, сроки, порядок оплаты, обязательства и условия, на которые стоит обратить внимание.
- 03
Проверка и достройка
Разобранные данные показываются для сверки с оригиналом. Что-то поправить, добавить ответственного, дописать этап, которого в тексте нет явно, — обычная часть работы, а не признак сбоя.
- 04
Ведение исполнения
Дальше система работает сама: держит статусы этапов, ведёт график платежей, напоминает ответственным заранее и не даёт срокам раствориться в переписке.
- 05
Картина по портфелю
Руководитель открывает дашборд и видит все договоры сразу: просрочки, ближайшие сроки, платежи, заканчивающиеся договоры. Отдельно готовить сводку не требуется.
Живой реестр со статусами
Так выглядит учёт договоров на практике: суммы, ответственные и статусы «в норме · скоро · просрочено» — видно с первого взгляда.
| Договор | Контрагент | Сумма | Статус |
|---|---|---|---|
| № 2024-117 Поставка | ООО «Гермес» | 4 200 000 ₽ | В норме |
| № 2024-103 Подряд | АО «СтройГрад» | 12 800 000 ₽ | Скоро |
| № 2024-088 Услуги | ИП Лебедев | 640 000 ₽ | Просрочено |
| № 2024-074 Госконтракт | ГБУ «Регион» | 31 500 000 ₽ | В норме |
| № 2024-061 Разработка | ООО «Финтех» | 2 150 000 ₽ | Скоро |
Что Pactrum делает уже сейчас
Автоматизация договорной работы: учёт, контроль исполнения, сроков и оплат, акты и счета, уведомления. Ниже — отдельной плашкой то, что в дорожной карте.
Реестр договоров
Доходные и расходные в одном списке: контрагент, сумма, ответственный, статус.
Контроль исполнения
Этапы со сроками и суммами, чек-лист, статусы и просрочки по каждому договору.
Акты и счета
Результат = акт (КС-2), оплата = счёт (КС-3) — связаны с этапом договора.
Контроль сроков
Дедлайны по месяцам, что подходит к сроку и что уже просрочено.
Дашборд руководителя
Выручка, затраты, маржа-факт, дебиторка и кредиторка — общая картина за минуту.
Активности
Сделка от лида до завершения со степпером и финмоделью доход / расход.
Мои действия
Личный список: что подписать, оплатить и проверить — ничего не теряется.
Разбор договора из PDF
Извлечение сторон, этапов, сумм и обязательств — ≈5 минут, не мгновенно.
Уведомления о сроках
Напоминание ответственному до наступления даты — в интерфейсе и на почту.
Обязательства и риски
Обязанности сторон, санкции и рисковые формулировки — с привязкой к пункту.
График платежей
Аванс, этапы и удержание с датами и статусами оплаты по всему портфелю.
Хранилище документов
Оригиналы, допсоглашения и акты по папкам — видно, где пакет неполный.
- Проверка контрагентов (ЕГРЮЛ / DaData)
- Интеграции 1С, Битрикс24, Я.Диск, Google Drive
- Telegram-бот и push-уведомления
Кому и зачем это нужно
Три роли с разной болью. Ориентируйтесь на ту, что ближе к вашей ситуации, — и проверьте догадку на своих договорах.
Владелец бизнеса
Договоров стало больше сотни, работают с ними несколько отделов, а общая картина существует только в устных отчётах.
- Без системы
- Вопрос «где мы рискуем прямо сейчас» превращается в рассылку и совещание. Пока данные собрали, они устарели, а часть проблем всплывает уже в претензии контрагента.
- С Pactrum
- Портфель договоров виден целиком в одном месте: сроки, деньги, ответственные. Проверка занимает минуты и не требует чужого времени.
Менеджер по договорам
Ежедневная работа: новые договоры, допсоглашения, запросы «пришли скан», сведение реестра к отчётному дню.
- Без системы
- Половина дня уходит на перенос данных из документов в таблицу и на поиск нужного файла. Реестр всегда немного отстаёт от реальности, и это никого не удивляет.
- С Pactrum
- Данные попадают в карточку из самого договора, реестр обновляется по факту загрузки. Освободившееся время уходит на проверку, а не на набор текста.
Руководитель проектов
Несколько подрядных договоров одновременно: свои этапы, приёмка, закрывающие документы, привязанные платежи.
- Без системы
- Дедлайны живут в личной таблице и в голове. Сдвиг одного этапа тянет за собой цепочку, но замечают это, когда подрядчик не вышел на следующий срок.
- С Pactrum
- Все этапы всех договоров — одним списком с ответственными и статусами. Изменение даты видно сразу, вместе с тем, на что оно повлияло.
Что обычно возражают
Три довода, которые звучат почти на каждом первом разговоре. Отвечаем без попытки переспорить.
Возражение
«У нас есть учётная система и документооборот»
Скорее всего, они закрывают хранение, регистрацию и маршрут согласования — и делают это нормально. Но исполнение после подписания там обычно не живёт: система не знает, что этап сдвинулся, не считает просрочку и не собирает обязанности из текста. Pactrum не заменяет учётную систему, а закрывает участок, где сейчас работают люди и таблицы.
Возражение
«Нам хватает Excel и папки на сервере»
До определённого объёма — действительно хватает. Порог обычно наступает, когда договоров становится несколько десятков, а людей, которые их ведут, больше одного: таблица начинает расходиться с реальностью, а ответственность за сроки размывается. Формат не виноват — виновата зависимость от того, кто помнит внести изменение.
Возражение
«Заведём ещё одну систему, куда никто не будет заходить»
Это честный риск, и он реализуется, когда систему нужно наполнять руками. Здесь наоборот: данные приходят из самих договоров, а сотруднику остаётся проверить и подтвердить. Плюс работа идёт к человеку сама — уведомление приходит ответственному, а не ждёт, пока он откроет вкладку.
Частые вопросы о возможностях
Про разницу с документооборотом, объём договоров, форматы файлов, перенос архива и границы того, что система решает за человека.
Чем система управления договорами отличается от документооборота?
Документооборот отвечает за маршрут документа: кто согласовал, кто подписал, где хранится оригинал. На подписании его задача заканчивается. Система управления договорами занимается тем, что происходит после: этапами, обязанностями, платежами и сроками. Это разные участки одной работы, и они хорошо сосуществуют.
С какого количества договоров автоматизация оправдана?
Точного порога нет, но ориентир простой: если договоров несколько десятков и ведут их разные люди, ручной учёт уже даёт сбои. При десяти договорах и одном ответственном таблица честно работает. Смотреть стоит не на количество, а на цену пропущенного срока в вашем бизнесе.
В каком виде загружаются договоры и что делать со сканами?
Основной формат — PDF. Текстовый PDF разбирается точнее, чем скан плохого качества или документ с рукописными правками: это ограничение любого распознавания, и мы о нём говорим прямо. Поэтому результат всегда показывается для проверки, а поля можно поправить вручную.
Нужно ли сразу переносить в систему весь архив?
Не нужно. Обычно начинают с действующих договоров — тех, по которым ещё идут сроки и платежи, потому что именно там возникают потери. Архив можно загрузить позже пакетом, если он нужен для поиска и отчётности.
Работает ли это с разными типами договоров?
Да: поставка, подряд, оказание услуг, аренда, лицензионные соглашения. Структура у них разная, но задача одна — вытащить стороны, суммы, сроки, обязанности и порядок оплаты. Чем более нестандартный документ, тем внимательнее стоит проверить разобранные данные.
Заменяет ли Pactrum юриста?
Нет. Система не даёт правовых заключений и не решает за вас, подписывать договор или нет. Она снимает механическую часть — выписать условия, свести сроки, не потерять обязанность — и показывает формулировки, на которые стоит посмотреть внимательнее. Решение остаётся за человеком.
Не нашли свой вопрос — напишите на info@pactrum.ru: разберём вашу договорную работу и покажем продукт на ваших задачах.
Почитать по теме
Разборы в блоге: как устроена договорная работа целиком, с чего начинать автоматизацию и что отслеживать после подписания.
Возьмите исполнение договоров под контроль
Загрузите первый договор за пару минут и увидите этапы, сроки и оплаты в одном месте.