Все этапы исполнения договора с дедлайнами, суммами и статусами — в одной карточке вместе с актами и оплатами. Нарушение сроков договора видно заранее: напоминание уходит ответственному до наступления даты, а не после.
Договор подписан — и с этого момента начинается самая длинная его часть. Кто-то должен помнить, что первый этап сдаётся до 15-го числа, что акт подписывают в течение пяти рабочих дней, а оплата приходит через тридцать дней после подписания акта. Контроль исполнения договоров — это работа именно с этими датами и обязанностями: не хранение файла в папке, а отслеживание того, что по нему реально происходит.
В большинстве компаний такую работу никто не ведёт отдельно. Юрист закрыл сделку и ушёл к следующей, менеджер держит сроки в личном календаре, бухгалтерия узнаёт о платеже, когда приходит счёт. Пока договоров десять, схема держится. На сорока начинаются пропуски: допсоглашение сдвинуло дату, в таблице осталась старая, и о нарушении сроков узнают из письма контрагента.
Цена ошибки не абстрактная. Начальный и конечный сроки работ — существенное условие подряда (ст. 708 ГК РФ), а за просрочку оплаты договор обычно предусматривает неустойку; если неустойка в нём не предусмотрена, кредитор вправе требовать проценты по ст. 395 ГК РФ. Pactrum берёт на себя механическую часть: держит этапы, сроки и суммы в одном месте и предупреждает до наступления даты, а не после неё.
Две стороны одной проблемы: этапы никто не ведёт централизованно, а о датах некому напомнить.
От загрузки PDF до напоминания ответственному — пять шагов, в которых человек только проверяет и достраивает план.
Перетащите PDF — один файл или пакетом. Карточка договора создаётся сразу, вручную заполнять поля не нужно.
Около пяти минут на документ — и из него извлечены стороны, предмет, этапы, сроки, суммы, порядок оплаты, обязательства и рисковые формулировки.
Извлечённые данные показываются для проверки: любое поле правится руками. Если этапы в договоре описаны нечётко, добавьте свои — дату, ответственного, сумму.
Каждый этап получает статус: выполнен, в работе, скоро срок, просрочен. Статусы пересчитываются сами, обновлять таблицу не нужно.
Ответственный получает напоминание заранее, до дедлайна. Руководитель открывает дашборд и видит, что горит по всему портфелю договоров.
Этапы, статусы, закрывающие документы и оплаты живут в одной карточке — и пересчитываются сами.
AI разбирает текст договора и находит все этапы с датами, суммами и ответственными. Не нужно вводить вручную.
Каждый этап имеет статус: выполнен, в работе, на подходе, просрочен. Цветовая индикация — проблемы видны мгновенно.
Загружайте акты, счета-фактуры и закрывающие документы прямо к каждому этапу. Всё в одном месте.
Фиксируйте факт оплаты по каждому этапу. Видите cash flow по договору в реальном времени.
В работе шестьдесят договоров, часть — с авансами и поэтапной сдачей. Вопрос простой: что сейчас горит.
Ответ собирается два дня: письма руководителям, выгрузки из разных таблиц, устное «вроде всё нормально». Пока картина сложилась, она уже устарела.
Дашборд показывает просроченные и близкие к сроку этапы по всем договорам сразу. Проверка занимает минуту и не требует совещания.
Заказчик тянет с подписанием акта, а от этого зависит платёж по следующему этапу.
О сдвиге узнают, когда деньги не пришли. Связь между этапом, актом и платежом восстанавливают по переписке, а сроки для претензии к тому моменту уже поджимают.
Этап, закрывающие документы и платёж связаны в одной карточке. Видно, где встала цепочка и с какой даты считается просрочка.
Пять подрядных договоров, у каждого свои этапы, приёмка и закрывающие документы.
Свод дедлайнов живёт в личной таблице и обновляется по памяти. Пропущенный срок приёмки — и замечания по качеству работ предъявить уже сложнее (ст. 720 ГК РФ).
Все этапы пяти договоров в одном списке с ответственными и статусами. Напоминание приходит заранее, документы к этапу лежат рядом.
Все сроки по договору делятся на две группы. О первых напомнит контрагент: не пришёл платёж — позвонят, не сдали работы — напишут письмо. Вторые не напомнит никто, потому что молчание выгодно другой стороне. Это срок отказа от автопролонгации, срок направления уведомления, срок приёмки, окончание гарантийного периода, дата, после которой претензию по качеству предъявлять уже поздно.
Именно тихие даты и пропускают. Не потому, что менеджер плохо работает, а потому, что снаружи нет сигнала: календарь молчит, почта молчит, а в договоре условие спрятано в пункте 8.4 на двадцатой странице. Договор продлевается сам, невыгодные условия едут ещё на год, и обнаруживается это уже постфактум.
Уведомления о сроках договоров — это способ создать сигнал там, где его нет. Задача узкая и техническая: найти в тексте все даты, назначить каждой ответственного и предупредить его заранее — так, чтобы оставалось время что-то сделать, а не только зафиксировать факт.
В список попадают дедлайны этапов, сроки уведомлений и отказа от продления, приёмка, гарантийный период, даты платежей. Каждая дата остаётся связанной с пунктом договора, из которого она взята.
По умолчанию система напоминает за 7, 3 и 1 день. Для срока отказа от автопролонгации запас больше — за 30 дней, чтобы успеть подготовить и отправить письмо.
Напоминание получает ответственный за конкретный срок, а не вся компания. По понедельникам приходит короткая сводка: что на этой неделе и что уже просрочено.
Пропущенный срок остаётся в списке со статусом «просрочено», пока по нему не примут решение. Руководитель видит такие позиции по всему портфелю, а не по одному договору.
Сигнал уходит адресно — ответственному за конкретный срок, а не всей компании.
За 7, 3 и 1 день до наступления срока по этапу или обязательству
Мгновенный алерт при наступлении просрочки по любому договору
Напоминание о договорах с автопродлением — за 30 дней до даты
Напоминание о предстоящих и просроченных платежах
Каждый понедельник — обзор по email: что на этой неделе, что просрочено
Уведомление менеджеру при назначении на договор или этап
При загрузке договора система сама находит все дедлайны и создаёт уведомления. Не нужно настраивать вручную.
Настройте за сколько дней уведомлять, кому, по каким типам договоров. Правила уведомлений под ваш договорной процесс.
Уведомления в интерфейсе + на email. В будущем — Telegram-бот и push-уведомления.
В работе сорок договоров, у каждого свой набор дат: уведомления, приёмка, гарантия, продление.
Часть дат живёт в личном календаре, часть — в голове. Когда договоров становится больше, из календаря первыми выпадают именно тихие сроки: они не связаны ни с чьим ожиданием.
Даты берутся из текста договора, а не переносятся руками. Менеджер видит свой список сроков на неделю вперёд и получает напоминание до наступления даты.
В портфеле есть договоры с автоматическим продлением — от аренды до обслуживания.
Об условии вспоминают, когда новый срок уже пошёл. Расторгать досрочно дороже, чем было вовремя направить отказ: по аренде продолжение пользования без возражений другой стороны возобновляет договор на прежних условиях (ст. 621 ГК РФ).
За месяц до крайней даты отказа приходит напоминание с цитатой пункта. Остаётся решение — продлевать или выходить, а не разбор последствий.
Подрядчик сдал работы, идёт срок на приёмку и предъявление замечаний.
Срок приёмки никто не считает: акт лежит, пока до него дойдут руки. Молчание работает против заказчика, а претензию по качеству потом приходится обосновывать сложнее.
Система отсчитывает срок приёмки от даты получения документов и предупреждает заранее. Видно, по каким актам время на замечания заканчивается на этой неделе.
Честные ответы про Excel, доверие к разбору, внедрение и риск превратить уведомления в спам.
Excel честно работает, пока таблицу кто-то ведёт. Проблема не в формате, а в зависимости от человека: он в отпуске, сменил работу, забыл внести допсоглашение. Таблица не напомнит о сроке и не покажет, что дата изменилась. Pactrum не отменяет выгрузку в Excel — он снимает обязанность помнить.
Ошибается — и мы этого не скрываем: сложные конструкции, рукописные правки и плохие сканы читаются хуже. Поэтому извлечённые данные не подставляются молча: они показываются для проверки, любое поле правится вручную. Смысл не в том, чтобы убрать человека, а в том, чтобы он проверял готовое, а не набивал с нуля.
Внедрение здесь не проект на квартал: чтобы попробовать, не нужно перестраивать процессы, настраивать интеграции и учить всю компанию. Возьмите пять-десять договоров, которые уже в работе, и сверьте разобранную карточку с тем, что написано в тексте. Это полчаса, и дальше решение принимается по факту, а не по презентации.
Календарь напомнит ровно о том, что в него внесли. Тихие сроки туда обычно не попадают: чтобы внести дату отказа от продления, её сначала нужно найти в тексте. Плюс календарь не знает о допсоглашении, которое сдвинуло дедлайн, — он покажет старую дату так же уверенно, как правильную.
Это реальный риск, и лечится он адресностью. Напоминание уходит ответственному за конкретный срок, а не всем подряд, дублирующие сигналы по одному событию сворачиваются, а пороги настраиваются по типам договоров. Руководителю вместо потока приходит недельная сводка.
Согласны — поэтому основной сигнал уходит заранее, а не в день X. Смысл запаса в том, чтобы осталось время на действие: подготовить письмо, собрать замечания, согласовать платёж. Уведомление в день дедлайна остаётся, но как последняя страховка, а не как основной механизм.
Загрузите договоры, которые уже в работе, — этапы, сроки и оплаты соберутся в один список с напоминаниями.