График платежей по договорам: ни одна оплата не потеряется
Все платежи по всем договорам на одном экране. Контроль оплат — автоматический: что оплачено, что предстоит, где просрочка платежа по договору.
Почему график платежей не сводится к календарю
В договорах почти не бывает простых дат. Условие оплаты обычно записано формулой: «30% аванса в течение пяти рабочих дней с даты подписания договора», «остаток — в течение десяти рабочих дней с даты подписания акта сдачи-приёмки». Дата платежа не задана заранее — она вычисляется, когда наступит событие. Пока акт не подписан, календарь показать нечего.
Отсюда и берётся просрочка платежа по договору: событие произошло, а отсчёт никто не начал. Акт подписали в пятницу, счёт выставили через неделю, оплату поставили в очередь ещё на десять дней — формально срок нарушен, хотя никто не собирался задерживать деньги. Обратная ситуация встречается не реже: работы сданы, а оплата не приходит, и момент, с которого можно начислять проценты за просрочку денежного обязательства (ст. 395 ГК РФ), определяют задним числом.
Кассовый разрыв — тот же рассинхрон, только в масштабе портфеля. Он возникает не потому, что денег нет вообще, а потому, что кредиторка и дебиторка живут в разных таблицах и никто не смотрит на них вместе на месяц вперёд.
Почему компании теряют деньги на оплатах по договорам
- График платежей ведётся в Excel — путаница в датах и суммах
- Просрочка оплаты по договору обнаруживается когда контрагент выставляет пени
- Нет общей картины cash flow по всем договорам
- Финансовый директор не видит предстоящие платежи на месяц вперёд
- Оплатили дважды или забыли оплатить — нет единого учёта
График оплат по договору на одной шкале
Сумма договора, полученное, просроченное и то, что впереди по плану. Ниже — таблица платежей: дата, этап, сумма, отметка оплаты и статус.
Как Pactrum контролирует оплаты
Контроль оплат по договорам держится на связке «этап — документ — платёж»: пока не подписан акт, срок оплаты остаётся расчётным, после подписания начинает идти от реальной даты.
Автоматический график из договора
AI извлекает все платежи из текста: суммы, даты, привязку к этапам. Не нужно вбивать вручную.
Статусы оплат
Каждый платёж: оплачен / ожидает / просрочен. Цветовая индикация — проблемы видны сразу.
Привязка к этапам исполнения
Платежи привязаны к этапам договора. Видно, какой этап оплачен, какой нет.
Планирование cash flow
Суммы предстоящих платежей по всем договорам на неделю, месяц, квартал. Финансовый директор видит полную картину.
Как Pactrum ведёт оплаты
- 1
Договор загружается в систему
Разбор PDF занимает около пяти минут. Вбивать суммы и проценты руками не нужно — они берутся из текста вместе с приложениями и спецификациями.
- 2
Условие оплаты сохраняется как формула
Система фиксирует не только сумму, но и её основание: событие-триггер, количество дней, признак рабочих или календарных. Для доли от суммы договора считается конкретная величина.
- 3
Платёж привязывается к этапу и документу
Оплата стоит в связке с этапом и закрывающим документом. Пока акт не подписан, платёж висит как ожидаемый с расчётной датой, после подписания срок начинает идти от реальной даты события.
- 4
Статусы обновляются автоматически
Ожидает, оплачен, просрочен — цветом. Факт оплаты сейчас отмечает менеджер: интеграцию с 1С и банковскими выписками мы планируем, но выдавать её за готовую не будем.
- 5
Картина строится на месяц вперёд
Предстоящие платежи по всем договорам сводятся в один список: сколько должны заплатить вы и сколько должны получить, по неделям и месяцам.
Все дедлайны по месяцам, просрочки — красным
Единицы исполнения по всем договорам разложены по месяцам: передача объекта, спецификации, монтаж, отделка и сдача. Просроченное помечено датой и меткой «просрочен».
Как это выглядит в работе
Владелец бизнеса
К концу месяца сходятся несколько крупных выплат по разным договорам.
Обязательства разложены по таблицам подразделений. О совпадении сроков узнают за несколько дней и закрывают разрыв срочными займами или переносом платежей с испорченными отношениями.
Предстоящие выплаты и ожидаемые поступления видны вместе, помесячно. Пик заметен заранее, и решение принимается спокойно, а не в последнюю неделю.
Коммерческий директор
Работы по этапу сданы, но оплата от заказчика не пришла.
Выясняется, что счёт не выставляли, потому что не был подписан акт, а акт не подписали, потому что о нём никто не напомнил. Дебиторка растёт молча, дата начала просрочки спорная.
Видно, где встала цепочка «этап — акт — счёт — оплата» и с какой даты идёт отсчёт. Разговор с заказчиком опирается на условие договора, а не на общее ощущение задержки.
Менеджер по договорам
Двадцать действующих договоров с авансами, поэтапной оплатой и гарантийным удержанием.
График ведётся в Excel и обновляется по мере сил. Ошибка в одной ячейке даёт двойную оплату или пропущенный платёж, а найти её можно только сверкой вручную.
Платежи разложены по этапам с суммами и статусами. Оплаченное закрывается отметкой, остаток по договору считается сам.
Суммы по кварталам, а не только по одному договору
Сводка по активностям в разрезах: по вероятности, по менеджерам, по стадии, по сектору. Метрика переключается между суммой, маржой, затратами и фактом.
График оплат отвечает на вопрос по одному договору. Когда договоров десятки, вопрос звучит иначе: сколько денег приходит в этом квартале и сколько в следующем. В разделе «Отчёты» сводка собирается из тех же данных, что уже лежат в карточках, — разрез, период и метрика выбираются переключателями, а не пересобираются формулами в очередной вкладке Excel.
Для оплат важнее всего разрез по времени: сумма, разложенная по кварталам, показывает не факт задолженности, а форму денежного потока — где густо, а где квартал почти пустой и стоит подвинуть сроки этапов заранее. Клик по строке раскрывает детали: из каких договоров сложилась цифра и какие платежи в неё вошли.
- просрочка постоплаты — видна на шкале, а не всплывает в переписке
- 44 дн
- статуса платежа: получено, оплачено с просрочкой, не оплачено, впереди по плану
- 4
- единиц исполнения по всем договорам в одном календаре сроков
- 20
Ответы на возражения
- За оплаты у нас отвечает бухгалтерия и 1С
- Учётная система видит проведённые документы: счёт, платёжку, акт. Обязательство из договора появляется в ней не раньше, чем возникнет первичный документ, — а срок к этому моменту уже идёт. Pactrum закрывает промежуток между условием договора и появлением документа и не претендует на роль бухгалтерии.
- У нас нет чёткого графика, платим по факту работ
- Это и есть график, просто заданный событиями, а не датами. Условие «в течение десяти рабочих дней с даты подписания акта» — такое же обязательство со сроком, как фиксированное число. Система хранит его в этом виде и начинает отсчёт, когда событие наступает.
- График не создаст денег, если их нет
- Не создаст. Он меняет другое: платежи перестают быть сюрпризом за три дня. Видно очередь на месяц вперёд, видно встречные поступления, и появляется время договориться об отсрочке заранее — до того, как просрочка станет основанием для неустойки и процентов. Оценку последствий конкретного нарушения оставьте юристу.
Частые вопросы о графике платежей
- Как система узнаёт о факте оплаты?
- Сейчас менеджер отмечает оплату в интерфейсе, при отметке фиксируются дата и сумма. Автоматическая синхронизация с 1С и банковскими выписками у нас в планах, но пока это ручное действие, и мы говорим об этом прямо.
- Что если срок оплаты привязан к событию, а не к дате?
- Так устроено большинство договоров, и система хранит условие именно как формулу: событие, количество дней, рабочие или календарные. До наступления события дата остаётся расчётной и помечена как предварительная, после — фиксируется и начинает отсчёт срока.
- Считает ли Pactrum неустойку за просрочку?
- Система фиксирует дату, с которой началась просрочка, и количество дней — это фактическая основа расчёта. Готовый юридический вердикт по сумме санкций она не выдаёт: формулы неустойки и проценты по ст. 395 ГК РФ зависят от условий договора. Как это считается, подробно разобрано в статье о последствиях просрочки.
- Видно ли, что должны нам, а не только то, что должны мы?
- Да, платежи ведутся в обе стороны. Кредиторка и дебиторка лежат в одном списке и сопоставляются по срокам — именно их рассинхрон и превращается в кассовый разрыв. Ожидаемые поступления видно вместе с предстоящими выплатами по неделям.
- Учитываются ли авансы и гарантийное удержание?
- Да. Аванс, промежуточные платежи и удерживаемая часть — отдельные позиции внутри одного договора, каждая со своим условием наступления. По удержанию видно, какая сумма и до какой даты остаётся у заказчика и когда наступает срок её выплаты.
- Поддерживается ли мультивалютность?
- Да. Валюта извлекается из текста договора: рубли, доллары, евро и другие. Суммы в валюте не смешиваются с рублёвыми в общих итогах, поэтому картина по портфелю остаётся корректной.
Почитать по теме
Соберите график платежей по всем договорам
Загрузите договор — аванс, этапы и удержание встанут в график с датами и статусами оплаты.